Признаки дробления в кадровых документах

Почему кадровые документы — первый источник доказательств при дроблении?

Схема дробления держится на двух столпах: формальная самостоятельность участников и искусственное удержание лимитов для спецрежимов. Численность персонала — один из ключевых лимитов УСН (не более 130 человек по действующим правилам). Когда несколько организаций делят единый штат, кадровые документы фиксируют это дробление буквально.

Письмо ФНС от 16.07.2024 № БВ-4-7/8051@ прямо включает единый кадровый состав в перечень признаков дробления. При этом инспектор не требует сложной финансовой экспертизы: достаточно сравнить штатные расписания нескольких организаций и увидеть одних и тех же людей, занимающих одинаковые должности, или приказы о переводе с понедельника в одну компанию, с пятницы — в другую.

Пленум ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 закрепил: налоговая выгода признаётся необоснованной, если операции учтены в противоречии с их действительным экономическим смыслом. Кадровые документы — это как раз место, где экономический смысл расходится с юридическим оформлением.

Какие конкретные признаки ФНС находит в кадровых документах?

ФНС систематизировала признаки дробления по кадровому блоку в нескольких источниках — письмо № БВ-4-7/8051@ 2024 года, обзор ВС РФ от 13.12.2023 (пп. 11–14), а также практика по делу № 1440-О КС РФ. На допросах свидетелей (статья 90 НК РФ) инспекторы выясняют именно эти детали.

Общий кадровый резерв и перемещения между юрлицами. Сотрудники числятся в разных организациях группы, но фактически выполняют единую функцию. Приказы о переводе или совместительстве оформляются по факту — под конец квартала, когда одно из звеньев приближается к лимиту. Инспектор сверяет даты приказов с датами достижения численностью порогового значения.

Единый отдел кадров и один кадровик для всей группы. Когда трудовые договоры нескольких ООО заключает один специалист, а шаблоны документов идентичны вплоть до реквизитов — это фиксируется при выемке в ходе выездной проверки (статья 94 НК РФ). Иногда на всех договорах стоит один корпоративный email службы HR.

Формальное совместительство без реальной нагрузки. Генеральный директор одной компании числится советником или исполнительным директором во второй. Главный бухгалтер ведёт учёт в нескольких организациях группы как совместитель с символической ставкой. При допросе сотрудника выясняется, что он не знал о существовании «второго» работодателя.

Одинаковые должностные инструкции и графики работы. Должностные инструкции копируются между организациями без изменений. Графики работы, приказы об отпусках, журналы инструктажей — всё ведётся в одном месте для всех юрлиц группы.

Единый центр принятия кадровых решений. Решения о найме, увольнении и повышении принимает одно лицо — собственник или управляющий холдингом. Это прослеживается через доверенности, должностные регламенты и переписку, изъятую при выемке.

Совокупность перечисленных признаков создаёт доказательную базу по статье 54.1 НК РФ: операции по разделению персонала не имеют деловой цели, кроме удержания лимита УСН. Письмо ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@ устанавливает, что при доказанном дроблении налоговая реконструкция применяется — все доходы группы объединяются и облагаются по общей системе.

Как ФНС использует кадровые документы на допросах и при выемке?

Допрос свидетеля по статье 90 НК РФ — стандартный инструмент при проверке дробления. Главного бухгалтера вызывают в числе первых: у него есть доступ к документам всех организаций группы, он знает, кто фактически принимает решения, и кому подчиняются сотрудники.

Типичные вопросы на допросе касаются именно кадрового блока: кто подписывает трудовые договоры во всех компаниях группы, есть ли единый кадровый учёт, кто принимал решение о переводе конкретного сотрудника, в каком офисе фактически работали переведённые сотрудники. Показания главного бухгалтера сопоставляются с показаниями рядовых сотрудников — и расхождения используются как дополнительное доказательство.

При выемке (статья 94 НК РФ) изымаются подлинники: трудовые договоры, штатные расписания, приказы, личные карточки Т-2, журналы инструктажей. Электронная база «1С:Зарплата и управление персоналом» копируется с серверов. Если она единая для нескольких юрлиц — это фиксируется в протоколе и становится самостоятельным признаком.

• Проверьте, кто подписывает трудовые договоры во всех организациях группы — одно лицо или разные.
• Убедитесь, что штатные расписания разных юрлиц не дублируют друг друга по должностям и ФИО.
• Проверьте, ведётся ли кадровый учёт в единой базе или в раздельных контурах.
• Оцените, есть ли приказы о переводе, датированные периодами приближения к лимиту УСН.
• Подготовьте обоснование деловой цели для каждого перевода и совместительства.

Матрица сценариев: три ситуации для главного бухгалтера

Сценарий 1. Главбух с доступом к кадровой базе всей группы.

Ситуация: единая «1С:Зарплата» для трёх ООО на УСН, главный бухгалтер ведёт учёт во всех трёх как совместитель. Ключевые доказательства: единая база данных, идентичные шаблоны договоров, один корпоративный email HR. Вероятный исход: при выездной проверке — объединение доходов группы, доначисление НДС и налога на прибыль за три года, штраф 40% как умысел (статья 122 НК РФ). При сумме выручки группы от 300 млн руб. доначисление может превысить 80–120 млн руб. Стратегия: до начала ВНП — разделить кадровый учёт на независимые контуры, исключить совмещение функций HR, обосновать деловую цель каждой штатной единицы.

Сценарий 2. Главбух без реального доступа к кадровому учёту других юрлиц.

Ситуация: главный бухгалтер ведёт только одну организацию, но знает о переводах сотрудников — подписывал справки для банков на всю группу. Ключевые доказательства: подписанные справки о доходах по нескольким ООО, общая телефонная книга. Вероятный исход: вызов на допрос как свидетель, риск переквалификации показаний — от свидетеля к соучастнику. Стратегия: перед допросом — согласовать позицию с юристом, чётко разграничить объём полномочий и зону личной ответственности.

Сценарий 3. Главбух-совместитель с ограниченными полномочиями.

Ситуация: главный бухгалтер числится в двух ООО на 0,5 ставки каждый, при этом фактически работает только в одном. Ключевые доказательства: табели учёта рабочего времени, пропуски в офис, данные корпоративной почты. Вероятный исход: показания могут создать противоречие — если табели показывают работу в одном месте, а зарплата начислена в двух. Это усиливает позицию ИФНС по признаку формального совместительства. Стратегия: привести трудовые документы в соответствие с фактической нагрузкой или перейти на единый трудовой договор.

Амнистия по ФЗ-176: что она даёт главному бухгалтеру группы компаний?

ФЗ-176 от 12.07.2024 предусматривает списание доначислений, пеней и штрафов по дроблению за 2022–2024 годы — при условии добровольного отказа от схемы в 2025–2026 годах. Для главного бухгалтера это означает: если группа перейдёт на общую систему налогообложения без формальных переводов между юрлицами и без искусственного удержания лимитов — накопленные риски обнуляются.

Ключевое условие амнистии — отсутствие нарушений по ВНП, которую ИФНС проведёт за 2025–2026 годы. Если кадровые документы этого периода снова покажут единый штат на нескольких УСН-компаниях — амнистия не применяется, а доначисления за 2022–2024 годы восстанавливаются. Это прямой аргумент в пользу упорядочивания кадровых документов до, а не после начала проверки.

Обзор ВС РФ от 13.12.2023 (пп. 11–14) подтвердил: при дроблении налоги, уже уплаченные участниками группы на спецрежимах, засчитываются в счёт доначислений по ОСН. Это снижает итоговую сумму, но не устраняет штраф и пени — тогда как амнистия по ФЗ-176 списывает их полностью.

Определение КС РФ от 04.07.2017 № 1440-О закрепило: само по себе разделение бизнеса допустимо, если у каждого звена есть реальная деловая цель. Амнистия создаёт окно для перехода без налоговых последствий за прошлое, но не защищает тех, кто продолжает схему в 2025–2026 годах.