Кадровые документы при выездной проверке

Трудовой договор

Трудовой договор — основной документ, подтверждающий трудовые отношения с физическим лицом. Инспектор запрашивает оригиналы или заверенные копии за весь проверяемый период — до трёх лет (статья 89 НК РФ).

Что инспектор ищет в трудовом договоре:

• Размер должностного оклада — сверяется с расчётными ведомостями. Расхождение означает скрытые выплаты и доначисление НДФЛ плюс страховых взносов.
• Испытательный срок и дата фактического начала работы — сверяются с табелем учёта рабочего времени и приказом о приёме.
• Условие о дистанционной работе — проверяется, уплачивались ли взносы по правильному тарифу.
• Подписи обеих сторон и печать — отсутствие подписи работника фиксируется как нарушение трудового законодательства с возможным налоговым следствием.

Типичная ошибка: оклад в договоре ниже фактических выплат. Разница квалифицируется как неучтённый доход физического лица — доначисление НДФЛ по ставке 13% плюс страховые взносы по совокупной ставке до 30%.

Штатное расписание и приказы о приёме

Штатное расписание (унифицированная форма Т-3) фиксирует перечень должностей, количество штатных единиц и размер оклада. Инспектор сверяет его с трудовыми договорами и расчётными ведомостями одновременно.

Расхождение между штатным расписанием и фактическими начислениями — первый сигнал для углублённого анализа. Если оклад по договору выше тарифной ставки в штатном расписании, инспектор запросит приказ об изменении оплаты труда или дополнительное соглашение.

Приказ о приёме на работу (форма Т-1) сверяется с трудовым договором по дате, должности и окладу. Противоречия между приказом и договором — основание для допроса работника как свидетеля (статья 90 НК РФ).

Приказы об увольнении, переводе, изменении оклада хранятся совместно и запрашиваются единым пакетом. Отсутствие хотя бы одного промежуточного приказа по цепочке изменений создаёт документарный разрыв.

Расчётные ведомости и табели учёта рабочего времени

Расчётная ведомость (форма Т-51) — документ, из которого инспектор восстанавливает полную картину начислений по каждому сотруднику за каждый месяц проверяемого периода. Это основной источник для выявления занижения налоговой базы по НДФЛ и страховым взносам.

Что анализируется в расчётных ведомостях:

• Суммы начисленной зарплаты — сверяются с карточками по форме 1-НДФЛ и расчётами по страховым взносам (РСВ).
• Премии, доплаты, надбавки — проверяется наличие приказа-основания для каждой выплаты.
• Больничные, отпускные — сверяются с листами нетрудоспособности и графиком отпусков.
• Удержанный НДФЛ — сверяется с платёжными поручениями на уплату налога.

Табель учёта рабочего времени (форма Т-13 или Т-12) подтверждает фактическую занятость сотрудника. При подозрении в «задвоении» персонала — когда одно лицо числится в нескольких юридических лицах группы — инспектор сопоставляет табели разных компаний. Это типичный признак дробления бизнеса по критериям письма ФНС от 16.07.2024 № БВ-4-7/8051@.

Гражданско-правовые договоры с физическими лицами

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) с физическим лицом — зона повышенного внимания при ВНП. Инспектор анализирует, не прикрывает ли ГПХ фактические трудовые отношения.

Признаки переквалификации ГПХ в трудовой договор, которые ищет инспектор:

• Систематичность выплат одному физическому лицу на протяжении более трёх месяцев.
• Фиксированный размер вознаграждения вне зависимости от объёма выполненных работ.
• Подчинение внутреннему распорядку компании — пропуска, журналы посещений, корпоративный email.
• Совпадение предмета договора с должностными обязанностями штатных сотрудников.

Переквалификация одного ГПХ в трудовой договор влечёт доначисление НДФЛ (если не удержан), страховых взносов на обязательное социальное страхование — взносы по ГПХ не включают взносы в ФСС. Штраф за неуплату — 20% от недоимки при отсутствии умысла или 40% при его наличии (статья 122 НК РФ).

Типовые ситуации: кадровые документы и их последствия при ВНП

Ситуация 1. Оклад в договоре ниже фактических выплат

Доказательства инспектора: расчётная ведомость, выписки по счету работника, показания сотрудника как свидетеля (статья 90 НК РФ). Вероятный исход: доначисление НДФЛ с разницы плюс страховые взносы; штраф 20–40% от суммы (статья 122 НК РФ); срок давности — три года (статья 113 НК РФ). Стратегия защиты: до начала ВНП — предпроверочный анализ и приведение договоров в соответствие с фактическими выплатами; после получения акта — оспаривание методики расчёта доначислений в возражениях.

Ситуация 2. Договоры ГПХ переквалифицированы в трудовые

Доказательства инспектора: журналы доступа, корпоративные учётные записи, систематичность и фиксированность выплат, акты выполненных работ с одинаковым предметом. Вероятный исход: доначисление страховых взносов на обязательное социальное страхование за весь период договора плюс пени. Стратегия защиты: сохранять доказательства реальной проектной природы работ — технические задания, поэтапную отчётность, переписку с исполнителем о конкретном результате.

Ситуация 3. Отсутствуют приказы-основания для премий

Доказательства инспектора: расчётная ведомость с премиями без приказов; РСВ без учёта части выплат. Вероятный исход: часть премий может быть признана неучтённым доходом с доначислением НДФЛ. Стратегия защиты: хранить положение о премировании и приказы на каждую выплату — именно они разграничивают стимулирующие выплаты в рамках трудовых отношений от неформальных расчётов.

Что подготовить главному бухгалтеру до начала ВНП

• Трудовые договоры со всеми сотрудниками за три года — с подписями и дополнительными соглашениями об изменении оклада.
• Штатное расписание (форма Т-3) в актуальной редакции и все предшествующие версии за проверяемый период.
• Расчётные ведомости (Т-51) и табели учёта рабочего времени (Т-13) за каждый месяц проверяемого периода.
• Договоры ГПХ с физическими лицами — с техническими заданиями, актами и платёжными поручениями.
• Приказы о приёме, переводе, увольнении, изменении оплаты — полная цепочка по каждому сотруднику.